Organiser une convention d’entreprise est un moment stratégique dans la vie de l’entreprise. C’est un excellent moyen de réunir l’ensemble des acteurs de l’entreprise. C’est souvent à ce moment-là que la direction intervient pour annoncer le résultat réalisé, la stratégie à venir et toutes les annonces importantes pour l’avenir et le fonctionnement de l’entreprise. La convention d’entreprise est aussi un moment de cohésion entre les équipes. Une préparation méthodique est essentielle pour garantir le succès de l’événement.
Déterminer les objectifs de la convention d’entreprise
Avant de commencer l’organisation de la convention, il est impératif de savoir l’objectif de l’événement. Souhaitez-vous renforcer la cohésion des équipes ? Célébrer des réussites ? Annoncer un lancement d’un nouveau produit ?
Connaitre son objectif permet de faciliter la construction de l’événement et du choix du format (conférences, ateliers, animations, etc…). Un objectif clair et précis garantira la pertinence et l’impact de l’événement.
Préparer toute la logistique
Dans l’organisation de la convention, il est important d’avoir une logistique irréprochable. La logistique de l’événement repose sur différents aspects.
La date et le lieu : la date est stratégique, elle ne doit pas entrer en concurrence avec d’autres événements internes ou externes de l’entreprise. En ce qui concerne le lieu il faut avoir un endroit adapté qui soit accessible, équipé et avec une capacité d’accueil adaptée.
Le budget : Le budget concerne plusieurs aspects de l’événement (le transport, la location, les prestataires, l’hébergement). Il est important de prévoir une marge pour pallier les imprévus.
Les aspects techniques : La sonorisation, l’éclairage, la signalétique, la projection, chaque détail compte ! Un coordinateur technique est primordial le jour de l’événement pour anticiper tout incident technique.
Construire un programme équilibré
Il est impératif de construire un contenu qui capte l’attention de l’ensemble des participants et qui favorise les échanges entre les acteurs. La présentation doit être dynamique, synthétique et efficace. Des ateliers interactifs peuvent être imaginés, ainsi que des temps de questions/réponses. Finir par un moment de convivialité est incontournable. Il ne faut pas oublier non plus les moments de pause pour garantir une meilleure participation et attention des participants. La qualité des intervenants est primordiale pour capter l’attention des participants et leur apporter une expérience marquante.
Organiser une convention d’entreprise : ce qu’il faut retenir
Organiser une convention d’entreprise repose sur une organisation bien précise et sur des objectifs clairs. En suivant l’ensemble des étapes précitées vous garantissez la réussite de l’événement et offrez aux participants une expérience mémorable et marquante qui aidera à améliorer la cohésion au sein de l’entreprise et à tracer les lignes directrices de l’entreprise avec les collaborateurs…
