La location de matériel événementiel en toute sérénité : découvrez nos conseils pour choisir le bon prestataire et éviter les imprévus le jour J.
Guide : comment louer du matériel événementiel ?
Organiser un événement qu’il soit privé ou professionnel, nécessite souvent la location de matériel événementiel spécifique, que ce soit un véhicule, du mobilier, de la sonorisation, des tentes, des jeux, etc…
Pour éviter toutes mauvaises surprises ou des dysfonctionnement le jour de l’événement et garantir sa réussite, il est important de respecter un processus pour louer efficacement le matériel dont on a besoin.
Définir ses besoins en location de matériel événementiel
Pour commencer, il est primordial d’identifier parfaitement la typologie de l’événement (conférence, salon, festival, soirée d’entreprise) et l’ensemble de ces caractéristiques :
- Le nombre de personne présente le jour de l’événement
- Le lieu
- La thématique de l’événement
- La durée (important de savoir si ça se déroule de jour et/ou de nuit)
Cette première tâche permet de dresser une première liste de matériel nécessaire au bon déroulement de l’événement. Il ne faut pas oublier de se fixer un budget de location de matériel car cela influencera le choix du matériel loué.
Identifier les prestataires de confiance
Par la suite, quand on a une première liste de matériel à loué avec un budget alloué, il est impératif de bien identifier les prestataires de confiance en mesure de vous proposer un matériel qui répond à vos besoins. Pour cela, il faut lister plusieurs prestataires experts dans la location de matériel événementiel et les comparer sur plusieurs aspects :
- La tarification de la location du matériel
- Les avis clients
- La diversité et l’état du matériel proposé
Ensuite, il faut demander un devis détaillé et le comparer aux autres prestataires. Il est important de privilégier un prestataire local pour réduire les couts de transport et pour garantir un événement écoresponsable.
Gérer la logistique de livraison et reprise
Quand on loue un matériel événementiel, il faut s’assurer des points suivants :
- Les conditions de livraison et de reprise du matériel
- Le montant de la caution éventuelle
- Les conditions d’annulation
- Installation / désinstallation incluse ou non
Le fait de bien clarifier ces éléments avec le prestataire évite de mauvaises surprises le jour de l’événement.
Anticiper les imprévus techniques
Afin d’anticiper différents imprévus le jour de l’événement il ne faut pas oublier de faire un état des lieux à réception du matériel en respectant un processus précis :
- Vérifier qu’il correspond à la commande
- Tester tous les équipement techniques (son, vidéo, lumière)
- Bien noté tous les dysfonctionnement ou dommages sur le matériel (rayures, impacts)
Cette étape est d’une grande importance pour se protéger en cas de litige à la restitution du matériel après avoir fait l’événement. Il faut bien respecter les conditions de retour mentionnées dans le contrat. Nettoyer et ranger le matériel si s’est stipulé dans le contrat signé avec le prestataire. Si malheureusement, il y a des dommages, le signaler immédiatement au prestaire pour éviter tout frais supplémentaires inattendu et garder une relation de confiance.
Conclusion : comment louer du matériel événementiel ?
La location de matériel est une solution souple et économique pour l’organisation d’un événement. Pour autant, cela demande du temps et de l’analyse car il est impératif de respecter les différentes étapes clés de la location de matériel. En respectant toutes les étapes, on s’assure d’une logistique et d’une ambiance qui répond aux attentes. Une bonne communication et anticipation avec le prestataire garanti une location de matériel réussie.
